Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah membawa pengaruh yang besar terutama bagi organisasi pemerintahan. Perkembangan teknologi informasi ini telah memaksa organisasi pemerintah untuk melakukan transformasi besar-besaran agar selalu memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Perubahan tersebut tidak hanya dalam produk layanan, tetapi juga pada struktur dan manajemen organisasi. Di Negara-negara maju, e-government merupakan hasil transformasi mekanisme interaksi birokrasi dengan masyarakat yang menjadi lebih bersahabat. Demikian halnya di negara berkembang, banyak pengambil kebijakan yakin bahwa pemerintahan yang bersih, berwibawa, dan transparan dapat diwujudkan melalui e-government.

Konsep Pelayanan Publik berbasis Teknologi Informasi

Secara konseptual, konsep dasar dari e-Government sebenarnya adalah bagaimana memberikan pelayanan melalui elektronik (e-service), seperti melalui internet, jaringan telepon seluler dan komputer, serta multimedia. Melalui pengembangan e-Gov ini, maka sejalan dengan itu dilakukan pula penataan sistem manajemen informasi dan proses pelayanan publik dan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Adapun ruang lingkup dari e-Gov ini adalah mencakup interaksi antara pemerintah dan masyarakat, pemerintah dan perusahaan bisnis dan hubungan antar pemerintah. Sementara itu, defenisi e-government secara lebih spesifik lagi yakni penggunaan teknologi digital untuk mentransformasi kegiatan-kegiatan pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyampaian layanan. Dari defenisi tersebut bermakna bahwa penyampaian layanan melalui teknologi digital dapat memberikan tingkat efisiensi dan efektivitas pekerjaan pemerintah yang lebih baik. Efisiensi dalam hal ini baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga. Bank Dunia menyebut e-Government mengarahkan untuk penggunakan Teknologi Internet oleh semua agen pemerintahaan (seperti WAN, internet, mobile computing) yang mempunyai kemampuan untuk mengubah hubungan dengan masyarakat, bisnis, dan pihak yang terkait dengan pemerintahan.

Konsep Smart Government

Secara umum, Smart Government adalah istilah yang merujuk pada pengimplementasian IT pada layanan publik di bidang pemerintahan secara efektif. Konsep, e‐government berfokus pada inisiatif supaya teknologi dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas pelayanan publik. Kemudian beberapa waktu setelahnya, implementasi e‐government mulai terlihat dengan adanya pelayanan secara real‐time dan lebih cepat di instansi‐instansi pemerintahan. Sayangnya, kelemahan dari konsep e‐government adalah pelayanannya bersifat eksklusif, artinya masih terpisah‐pisah untuk tiap layanan dan instansi. Dengan landasan e‐government yang sudah ada, maka kemudian muncul versi pembaruan yang bernama Smart Government. Di dalam Smart Government, pelayanan publik dilakukan secara terpusat, sistem pelayanannya sudah terintegrasi. Dampaknya adalah sistem dalam Smart Government dapat menopang dan menjamin kemudahan akses layanan secara efektif.

Smart Government untuk Riau Melalui Riau Go I.T

Dalam beberapa praktiknya di Indonesia sampai saat ini, Smart Government memiliki nama dan integrasi sistem yang berbeda‐beda untuk tiap daerah. Namun konsep yang dibawa sebenarnya sama, yaitu pada kemudahan pelayanan publik dan perizinan. Telah banyak best practice dari beberapa Pemerintah Daerah di Indonesia yang berhasil dengan konsep smart government ini.

Contohnya Pemerintah Kota Surabaya dan Kabupaten Sleman, melalui mesin bernama e‐Kios. Sistem e‐Kios adalah kios pelayanan publik yang bersifat real‐time dan satu pintu. Melalui e‐Kios masyarakat bisa mengajukan semua bentuk perizinan dan permohonan jasa publik tanpa harus berpindah dari satu instansi pemerintah ke instansi lain. Sedangkan di Jakarta dan Bandung, selain kemudahan pelayanan publik dan perizinan, konsep lain Smart Government‐nya adalah transparansi, yaitu mendekatkan masyarakat dengan pegawai pemerintahan. Pengaduan kepada pemerintah dan pemberian reputasi kepada perangkat daerah dapat dilakukan secara langsung melalui aplikasi online. Beberapa kota tersebut juga mengintegrasikan Smart Government secara langsung dengan aplikasi besar Smart City. Keseriusan Pemerintah Kota Bandung dalam mewujudkan integrasi ini dibuktikan dengan dibangunnya Command Center, pusat kendali untuk seluruh komponen Smart City termasuk Smart Government. Langkah serupa juga diwujudkan oleh Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Pasca terwujudnya Smart Government, berarti pemerintah daerah tidak lagi hanya berlomba dengan daerah lain secara nasional dalam hal kualitas pelayanan publik, tetapi juga secara global. Smart Government diarahkan supaya mampu membangun Smart City yang ramah bagi semua orang.

Best Practice terhadap pelaksanaan smart government akan segera diwujudkan oleh Pemerintah Provinsi Riau saat ini. Situasi saat ini, bahwa beberapa SKPD telah memiliki beberapa aplikasi-aplikasi tersendiri dalam rangka meningkatkan pelayanan baik antar pemerintah, maupun pelayanan langsung kepada masyarakat. Langkah ke depan untuk mewujudkan smart government adalah mengintegrasikan seluruh aplikasi tersebut sehingga dapat menciptakan kemudahan akses terhadap penerapan Informasi teknologi kepada masyarakat dan pengguna layanan. Tentunya yang harus kita pahami adalah, pelayanan publik pada tingkat Provinsi tidak serta merta sama dengan Kabupaten/Kota dikarenakan kewenangan yang diatur pada urusan pemerintahan masing-masing.

Kabupaten/Kota dalam urusan pemerintahannya memiliki kewenangan pelaksanaan pelayanan publik secara langsung kepada masyarakat seperti penerbitan surat administrasi kependudukan (KK, KTP, Akte Kelahiran, dll), pengelolaan sampah, perbaikan jalan dan drainase ruang lingkup Kab/Kota, pertamanan, lampu jalan lingkungan, transportasi publik dan pelayanan publik lainnya. Hal tersebut tentunya tidak bisa dilakukan oleh Pemerintah Provinsi Riau.

Konsep yang dapat ditawarkan melalui smart government tingkat provinsi dalam pelayanan publik yang menjadi kewenangan Pemerintah Provinsi yaitu pelayanan perizinan pada Badan Pelayanan Perizinan, pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah, pelayanan pendidikan di Dinas Pendidikan, serta pelayanan perpajakan pada Dinas Pendapatan. Konten pelayanan publik yang dapat dilakukan adalah bagaimana memudahkan masyarakat melakukan pelayanan serta mendapatkan informasi layanan dan mekanime layanan hanya cukup dengan menggunakan teknologi informasi untuk menghindari antrian panjang dan pengisian formulir yang berlembar-lembar. Selanjutnya adalah dalam hal transparansi serta akuntabilitas kinerja pemerintahan yang dapat diakses oleh publik. Sebagai contoh, informasi tentang tahapan dan hasil perencanaan pembangunan daerah, data dan informasi pemerintah daerah, realisasi kegiatan fisik yang sedang dilaksanakan, serta informasi pemerintah lainnya yang dapat disampaikan kepada masyarakat untuk menciptakan akuntabilitas dan transparansi kinerja pemerintahan daerah.

Dalam hal pelayanan antar pemerintah, harus mulai melangkah kepada sistem kerja yang efisien serta paperless. Penggunaan aplikasi-aplikasi yang memudahkan kerja seperti e-office, e-planing, e-budgeting, e-monev, e-performance, e-kepegawaian dan aplikasi lainnya tentunya akan berdampak kepada kinerja yang lebih terukur, efisien serta lebih murah mengingat akan mengurangi penggunaan Alat Tulis Kantor (ATK) yang saat ini penganggarannya masih sangat besar.  Tentunya keberhasilan dari smart government ini adalah integrasi terhadap seluruh layanan yang ada saat ini maupun yang akan dikembangkan serta aplikasi yang ada disetiap  SKPD menjadi satu layanan yang dapat mudah diakses oleh masyarakat.

Selain konsep smart government yang dilakukan Pemerintah Provinsi Riau sendiri, dalam konteks kemaslahatan dan kepentingan masyarakat untuk peningkatan pelayanan publik di Provinsi Riau, maka Pemerintah Provinsi Riau dapat mendorong seluruh Kabupaten/Kota yang ada di provinsi Riau untuk bersama-sama menerapkan smart government melalui smart city di Kabupaten/Kota masing-masing. Dengan menyatukan persepsi penggunaan teknologi informasi di daerah masing-masing, tentunya kerjasama yang dapat terjalin akan memudahkan Provinsi Riau sendiri karena kebutuhan data juga sebagian besar terdapat di Kab/Kota.  

Tentunya dengan penerapan smart government melalui Riau Go I.T dapat mewujudkan Pelayanan Publik yang berkualitas dan didukung penuh oleh seluruh komponen pemangku kepentingan yang ada di Provinsi Riau.

(*Artikel pernah diterbitkan oleh Riau Pos tanggal 13 Agustus 2016)